Hallo aus der Geschäftsstelle des Hauses am Westbahnhof!

Heute werde ich als Beteiligte aus der Geschäftsstelle versuchen, einen kurzen Überblick über den bisherigen Verlauf des Transformationsprozesses zu geben.

Im Jahr 2022 haben wir beim Fonds Soziokultur gemeinsam mit unserem Kooperationspartner, dem Bildungszentrum BürgerMedien aus Ludwigshafen, einen Antrag für das „Sonderprogramm Neustart Kultur für Verbundvorhaben“ gestellt und diesen dankeswerterweise auch bewilligt bekommen.

Unsere Hauptanliegen waren hierbei (sehr knapp zusammengefasst):

  • Effizientere Kommunikations- und Verwaltungsprozesse im Verein und in der Geschäftsstelle zu erarbeiten,
  • unser modernes Videosystem im Haus am Westbahnhof für neue Zielgruppen zu öffnen und nutzbar zu machen,
  • Digitalisierung und digitale Transformation auf verschiedenen Ebenen.

Von den Ergebnissen erhoffen wir uns eine Verschlankung der Geschäftsabläufe, effizientere und bessere Kommunikationsstrukturen innerhalb des Vereins. Ziele sind weiterhin Zeitersparnis, Erschließung neuer Zielgruppen, einen Ausbau der Öffentlichkeitsarbeit, lokale Netzwerkarbeit Kulturschaffender Landaus, mediale Verbreitung von Kunst und Kultur, Beteiligung anderer Kulturschaffender am digitalen Angebot des Hauses sowie die Zusammenarbeit mit dem Offenen Kanal Landau mithilfe einer eigens geschaffenen FSJ-Stelle »Kultur/Digital«.

Und dann ging es los mit der Arbeit mit unserem Berater Christoph Deeg.

In mehreren Workshops und unzähligen Videokonferenzen wurden zum einen mit den Mitarbeiterinnen der Geschäftsstelle, sowie mit den ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen des Teams des Hauses eine ausführliche Analyse des Ist-Zustandes über alle Bereiche des Hauses durchgeführt. Alles wurde „auf den Kopf gestellt“: wie, weshalb und warum haben wir bisher gearbeitet und wie wollen wir in Zukunft miteinander arbeiten? Dabei stellte sich heraus, dass letztendlich alle digitalen Prozesse des Vereins und der Geschäftsstelle hinterfragt und überarbeitet werden müssen. Diese Analyse war mit einem enorm hohen Aufwand verbunden, da Fragen und Details aller vorhandenen Prozesse, Ressourcen, Aufgaben, Rollen und Funktionen geklärt werden mussten. Salopp könnte man sagen: Der ganze Verein und seine Struktur wurde einmal auf links gedreht.

Auf diese Analyse folgten Überlegungen, wie diese Prozesse besser gestaltet werden können, sowie die Erarbeitung der möglichen digitalen Umsetzungen, wie z.B. bei der internen Kommunikation, beim Veranstaltungsmanagement, der Buchhaltung, PR, Vermietungen, und so weiter…

Bisher konnten wir folgende Ergebnisse erzielen:

  • Es wird in Kürze komplett neue Prozesse für das Veranstaltungsmanagement und bei den Vermietungen geben.
  • Unsere internen Kommunikationsstrukturen werden neu definiert und auf- bzw. umgebaut.
  • Durch die Nutzung digitaler Tools wie Nextcloud und einem Ticketsystem erhoffen wir uns eine Vereinfachung aller genannten Prozesse und Strukturen.
  • Die verschiedenen technischen Werkzeuge müssen so ausgewählt werden, dass sie ineinandergreifen und synchronisiert werden können.

Nun gilt es, diese erarbeiteten Prozesse nach und nach umzusetzen, was für uns noch viel Arbeit bedeutet. Zudem gibt es noch einige offene Fragestellungen, die uns auch weiterhin beschäftigen werden.

Es ist eine enorme Aufgabe, die uns alle auf eine große Probe stellt. Dennoch sind wir guten Mutes, diese Herausforderung anzunehmen und Schritt für Schritt umzusetzen. Wir entwickeln uns und haben Lust die Zukunft des Hauses zu gestalten.

Herzliche Grüße
Yvonne

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